Makalah

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala berkat dan anugerah-Nya yang diberikan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan ini tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Laporan ini disusun dan diajukan sebagai salah satu syarat untuk Mengikuti Ujian Nasional Di setiap Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
Dalam menyelesaikan Laporan ini Penulis telah banyak mendapat bantuan dan bimbingan, baik moril maupun material dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini juga dengan segala kerendahan hati, penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Ibu Ridayana, S.Pd, selaku Kepala Sekolah SMK Sw. Prama Artha
2. Bapak Zainul Fahmi Nasution, Selaku Pembimbing
3. Bapak Dodi Priandi, S.Pd , Selaku Wakil Kepala Sekolah
4. Bapak Supriadi, S.Pd , Selaku PKS Kesiswaan
5. Bapak Indra Saputra, Selaku Pegawai Tata Usaha
6. Bapak Aman Prayogo, S.Pd Selaku PKS Sarana dan Prasarana
7. Bapak / Ibu Guru yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan pada penulis
8. Yang teristimewa, Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah, memberikan dukungan moril dan materil serta mendo’akan Penulis dalam setiap langkah dan usaha.
9. Kepada Rekan-rekan seperjuangan di SMK Sw.Prama Artha khususnya Jurusan Rekayasa Perangkat Lunak yang telah banyak membantu dan memberikan masukan serta saran kepada penulis.

Akhir kata Penulis, semoga laporan Skripsi ini bermanfaat bagi Penulis sendiri maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan. Terima Kasih.



Nagajaya I, Juni 2010



Penulis




BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah
Pengetahuan dan teknologi pada saat ini sedang mengalami kemajuan yang pesat dan cepat. Seiring dengan perkembangan teknologi tersebut manusiapun terus berusaha meningkatkan kreatifitasnya dengan menggunakan alat canggih yang disebut dengan teknologi Komputerisasi. Perkembangan teknologi Komputerisasi itu juga menyebabkan perubahan pada materi sistem yang telah dipakai. Walaupun teknologi informasi seperti komputer telah tersedia namun belum tentu komputer tersebut dapat melakukan pengolahan data mengikuti pola komputerisasi yang baik. Selain pengolahan data, pembuatan laporan juga penting, karena suatu perusahaan atau lembaga-lembaga juga perlu mengetahui laporan-laporan yang dihasilkan oleh perusahaan atau lembaga-lembaga.
Yayasan Pendidikan Prama Artha Bandar Huluan merupakan sebuah Lembaga Pendidikan yang Dalam pengumpulan dananya diperoleh dari Siswa ataupun Lembaga itu sendiri.
Pada saat ini Yayasan Pendidikan Prama Artha mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari perkembangan jumlah Siswa yang semakin bertambah setiap tahunnya. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Yayasan Pendidikan Prama Artha pada saat ini masih sederhana yaitu dimulai dari anggota , Bendahara Sekolah, kemudian pegawai memasukkan data- kedalam buku kas. Hal ini juga dapat memperlambat dalam pencarian data anggota, lambat dalam mencari data Siswa , data Guru dan Pegawai sehingga lambat dalam pembuatan laporan.
Dengan melihat latar belakang masalah diatas, maka Sekolah tersebut membutuhkan suatu sistem yang dapat mengolah data untuk memberikan informasi data anggota dengan cepat, memberikan informasi mengenai data Siswa , data Guru Dan Pegawai, data mutasi, dengan cepat dan akurat. Karena itu penulis merancang sistem sebagai alat bantu dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi Yayasan Pendidikan Prama Artha Bandar Huluan dengan judul “SISTEM KOMPUTERISASI PENDATAAN SISWA PADA YAYASAN PENDIDIKAN PRAMA ARTHA BANDAR HULUAN”

I.2 Rumusan Masalah
Dalam menjalankan operasionalnya, Yayasan Pendidikan Prama Artha tidak terlepas dari permasalahan. Adapun rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana mengetahui data siswa dengan mudah dan cepat.
2. Bagaimana mengetahui data mutasi siswa dengan mudah dan cepat.
3. Bagaimana mengetahui data Guru dan Pegawai dengan mudah dan cepat.
I.3 Batasan Masalah
Batasan masalah merupakan hal yang sangat penting untuk ditentukan terlebih dahulu sebelum sampai pada tahap pembahasan selanjutnya. Sehubungan dengan keterbatasan waktu, kemampuan penulis dan untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan Laporan ini agar sesuai dengan judul dan latar belakang masalah yang diuraikan diatas, penulis membuat batasan masalah mengenai Data siswa , Serta sistem yang dirancang hanya bersifat Single User atau hanya dapat digunakan oleh satu pemakai saja.

I.4 Tujuan dan Manfaat Studi
Adapun tujuan dari studi yang penulis buat yaitu untuk membuat suatu sistem yang cepat dan tepat dalam menginformasikan mengenai data Siswa, data informasi dengan cepat dan akurat. Selain itu tujuan yang penulis buat adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang sering dihadapi oleh Yayasan Pendidikan Prama Artha
2. Untuk mendapatkan gambaran dari sistem yang sedang berjalan untuk dijadikan bahan acuan bagi sistem yang akan usulkan nantinya
3. Untuk menemukan alternatif pemecahan masalah-masalah yang ada
4. Untuk mempercepat dan mempermudah dalam pembuatan laporan pada Yayasan Pendidikan Prama artha
5. Bagi Yayasan Pendidikan Prama artha sistem yang akan dibuat dapat bermanfaat sebagai bahan pertimbangan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru Agar tercipta suatu sistem kerja yang lebih efektif dan efesien.
Diharapkan agar studi yang dilakukan penulis dapat memberikan sumbangan pemikiran atau sebagai bahan masukan kepada instansi untuk menemukan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi khususnya dalam proses pengolahan data dan pemberian informasi mengenai data siswa dengan cepat dan akurat.

I.5 Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan ini terdiri dari 5 Bab yang masing-masing dirinci dalam beberapa sub-sub yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah yang akan membahas permasalahan secara umum, rumusan masalah yang membahas judul dan topik permasalahan, tujuan studi yang berkaitan dengan topik permasalahan, manfaat studi yang membahas manfaat yang diperoleh, baik bagi instansi maupun penulis sendiri dan ruang lingkup yang membahas batasan masalah, waktu, serta sistematika penulisan laporan sehingga permasalahan tersebut memiliki titik fokus dan tidak mengambang dari judul yang telah dibuat.

BAB II : GAMBARAN UMUM SEKOLAH
Dalam Bab ini dijelaskan tentang gambaran umum perusahaan yaitu sejarah berdirinya Sekolah , lokasi keberadaan Sekolah, struktur organisasi, sistem informasi Sekolah, serta teknik pengumpulan datanya yaitu untuk mengadakan studi/analisa atau pengambilan data dari suatu instansi, baik secara langsung maupun tidak langsung.

BAB III : TINJAUAN PUSTAKA
Dalam Bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang membahas pemecahan masalah secara teoritis yaitu teori-teori yang berkaitan dengan penyelesaian permasalahan dan konseptual yang menjelaskan tentang kesimpulan yang diambil dari kumpulan teori yang merupakan penyelesaian permasalahan berkenaan dengan topik dan fokus kajian.

BAB IV: ANALISA DAN DESAIN
Dalam Bab ini terdapat pembahasan mengenai analisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun dan juga berisikan tentang perancangan sistem yang akan dibangun,dan termasuk pembahasan terhadap sistem lama dan baru,kelebihan dan kekurangannya, serta persyaratan dalam apilkasinya.

BAB V: HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam Bab ini berisikan tentang tampilan hasil sistem yang dirancang, tentang pembahasan hasil dan berisikan tentang tujuan dari suatu sistem yang dirancang.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, serta banyak sekali manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah dilakukan. Pada Bab ini juga berisi saran-saran.

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN


BAB II

GAMBARAN UMUM SEKOLAH


A. Sejarah Singkat Berdirinya SMK Swasta Prama Artha

Kelompok Bisnis dan manajemen SMK SWSTA PRAMA ARTHA, didirikan dan diselenggarakan oleh Yayasan Pendidikan Prama Artha. Pada awalnya maksud dan tujuan Yayasan Pendidikan Prama Artha dibentuk berdasarkan izin Dikti (Dinas Pendidikan dan Pengajaran) Kabupaten simalungun adalah untuk menyelenggarakan pendidikan Formal Untuk Jenjang Pendidikan SMP. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, timbul gagasan dari para pendiri Yayasan untuk menyelenggarakan pendidikan lebih formal , yaitu dengan Pendidikan suatu perguruan tinggi swasta di Desa Nagajaya I. Ide menyelenggarakan pendidikan yang sifatnya formal tersebut sesuai dengan kebutuhan pasar di Desa Nagajaya I.

Dalam upaya Yayasan Pendidikan Prama Artha bersama untuk mewujudkan hal tersebut di atas, maka jauh sebelum dibentuknya Yayasan, yaitu dalam tahun 2003, para pengambil inisiatif sebagai perintis jalan, telah bekerja keras, antara lain mempelajari kemungkinan-kemungkinan untuk itu, mendengarkan pendapat dan saran mengadakan penjajakan dan pendekatan serta meminta petunjuk kepada pejabat atau pihak-pihak yang berkompeten di daerah dan di pusat DepDikBud.

Akhirnya oleh Yayasan Pendidikan Prama artha didirikanlah Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK ) Bidang Bisnis dan Manajemen. Sekolah Menengah Kejuruan yang lazim disingkat dengan “SMK PRAMA ARTHA”, yang berdasarkan Keputusan MenDikBud Nomor 420/190/MN/2008

Selanjutnya mengingat perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat, sedangkan pada waktu ini kebutuhan akan tenaga ahli informatika dan komputer serta tenaga akademisi komputer di Desa Nagajaya masih terasa kurang, maka untuk mengantisipasi keadaan ini, terlebih lagi memasuki era globalisasi yang akan datang, maka oleh para pendiri Yayasan mengupayakan meningkatkan bentuk penambahan gedung dan meningkatkan sarana dan prasarana di bidang Komputer Serta Menambah Program Keahlian Rekayasa Perangkat Lunak.

Sampai saat ini SMK PRAMA ARTHA telah memiliki status terakreditasi. Terakreditasi. SMK PRAMA ARTHA merupakan salah satu SMK di Desa Nagajaya I yang memiliki nilai akreditasi tertinggi, sehingga SMK PRAMA ARTHA dapat diperhitungkan di dunia Pendidikan khususnya di Kecamatan Bandar Huluan.
















B. VISI DAN MISI SEKOLAH


I. Visi dan Misi SMK Swasta Prama Artha – Bandar Huluan
Visi
1. VISI
Membentuk tenaga kerja tingkat menengah yang menguasai IPTEK dan memiliki IMTAQ serta berbudaya dan Cinta Tanah Air.
2. MISI
a. Meningkatkan dan mengembangkan Organisasi dan Manajemen Sekolah.
b. Bersama Komite Sekolah menyusun Kurikulum Sekolah yang memenuhi Kompetensi yang dibutuhkan Dunia Usaha.
c. Meningkatkan kwalitas tenaga Kependidikan.
d. Menambah sarana dan prasarana dengan memfungsikan dan memperdayakan Komite Sekolah.
e. Mewujudkan Tenaga Kerja Tingkat Menengah yang menguasai IPTEK Terampil, Mandiri, dan memiliki IMTAQ serta berbudaya dan Cinta Tanah Air.

II. Tujuan SMK Swasta Prama Artha – Bandar Huluan
1. Terwujudnya SMK Prama Artha – Bandar Huluan sebagai pusat pendidikan dan pelatihan kompetensi Bisnis dan Manajemen kejuruan yang berbasis manajemen wirausaha.
2. Menghasilkan tamatan yang profesional, tangguh, berjiwa mandiri, berbudi luhur yang berbudaya dan cinta tanah air.
3. Bersama Komite Sekolah menunjang pelaksanaan kegiatan pembelajaran.
4. Memberikan layanan pelatihan kompetensi di bidang Bisnis dan Manajemen.
5. Memberikan Layanan jasa dan produksi
III. Tujuan tiap Program Keahlian
Membekali peserta didik dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten :
1. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan siswa.
2. Mendidik siswa agar menjadi warga negara yang bertanggung jawab
3. Mendidik siswa agar dapat menerapkan hidup sehat, memiliki wawasan pengetahuan dan seni.
4. Mendidik siswa dengan keahlian dan ketrampilan dalam bidang keahlian bisnis dan manajemen khususnya program keahlian Akuntansi agar dapat bekerja baik secara mandiri atau mengisi lowongan pekerjaan yang ada di dunia usaha dan dunia industri sebagai tenaga kerja tingkat menengah.
5. Mendidik siswa agar mampu memilih karir, berkompetisi dan mengembangkan sikap profesional dalam bidang keahlian bisnis dan menajemen khususnya program keahlian Akuntansi.
6. Membekali siswa dengan ilmu pengetahuan dan keterampilan sebagai bekal yang berminat untuk melanjutkan pendidikan.


IV. STRUKTUR ORGANISASI

Yayasan Pendidikan Prama Artha baik badan usaha maupun sebagai kumpulan orang menyelenggarakan kegiatan- kegiatan yang menunjukkan identitasnya. Namun kegiatan-kegiatan tidak akan mencapai hasil yang dicita-citakan tanpa didukung organisasi yang teratur baik struktur maupun batas-batas kewenangan. Agar lebih jelas dapat digambarkan struktur organisasi SMK Swasta Prama Artha adalah sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI
YAYASAN PENDIDIKAN PRAMA ARTHA
( SMK PRAMA ARTHA )



Gambar II.1 Struktur Organisasi



Keterangan :

I. KEPALA SEKOLAH
1. Sebagai Manager
1. Menyampaikan dan melaksanakan Misi dan Visi Sekolah
2. Membuat Program Jangka Panjang, Jangka Menengah dan Jangka Pendek
3. Membuat Strutktur Organisasi Sekolah
4. Menyusun Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
5. Memilih Personil
6. Melaksanakan Program Kerja Sekolah
7. Melakukan Monitoring dan Evaluasi Program

2. Sebagai Pemimpin
1. Memberi motivasi pada staff
2. Pendelegasian tugas
3. Rapat Kerja
a. Wakil Kepala Sekolah
b. Wali Kelas
c. Guru

3. Sebagai Wirausahawan
1. Melaksanakan Promosi Sekolah
2. Menggali sumber dana (Rapat Komite Sekolah)
3. Kunjungan ke DU/DI
4. Kunjungan ke instansi terkait
5. Peningkatan usaha kegiatan sekolah

4. Sebagai Pencipta Iklim Kerja
1. Pembenahan Lingkungan yang asri
2. Melaksanakan tata tertib siswa dan peraturan Guru/Pegawai
3. Mengkordinir pelaksanaan 7 K
4. Peningkatan Kekeluargaan
a. Kunjungan Sosial
b. Rekreasi
c. Membentuk Pengurus Sekolah
d. Peningkatan Kegiatan Dharma Wanita
e. Halal Bihalal

5. Peningkatan Kekeluargaan
6. Supervisi PLH

5. Sebagai Administrator
1. Mengkordinasikan Pengolahan Administrasi Program Pengajaran
a. Membuat Jadwal Kalender Kegiatan Sekolah
b. Menyusun Perangkat Evaluasi
c. Melengkapi dokumen Kurikulum, PP, Kepmen, Juklak
2. Menyelenggarakan Administrasi Ketatausahaan
a. Persuratan
b. Kenaikan Pangkat Guru
c. Kenaikan Gaji Berkala
d. Administrasi Keuangan Gaji
e. Menandatangani Raport
f. Menandatangani Ijazah
g. Buku Induk/DKN
h. Laporan Bulanan
3. Menyelenggarakan Administrasi Sarana Prasarana
a. Mengkordinir investasi peralatan dan bahan
b. Mengkordinir pemakaian bahan dan peralatan
c. Membuat jadwal pemeliharaan, perbaikan dan pelaksanaan
6. Sebagai Penyelia
1. Melaksanakan Supervisi
2. Melaksanakan Supervisi
a. Wakil Kepala Sekolah
b. Tata Usaha
c. BP/BK
d. Wali Kelas
e. Perpustakaan
f. Laboraturium
g. Piket

7. Sebagai Pendidik
1. Membimbing guru dan staf secara intensif
2. Memberikan tugas kepada guru dan staff secara jelas
3. Memberikan bimbingan kepada siswa yang bermasalah secara intensif
4. Pembinaan Staff
a. Memberikan wawasan kepada bawahan melalui diskusi, Brainstroming dan rapat-rapat
b. Mengoreksi dan memberi contoh dalam pengolahan surat – menyurat program dan Administrasi lainnya

II. PKS BIDANG KURIKULUM
a. Menyusun Program pengembangan kurikulum dan kegiatan belajar mengajar
b. Mengkoordinir kegiatan belajar mengajar
c. Mengkoordinir keterlaksanaan pembuatan program pembelajaran setiap semester/tahun
d. Mengkoordinir pendataan daya serap siswa per mata pelajaran
e. Mengkoordinir pendataan pencapaian target kurikulum
f. Mengkoordinir pelaksanaan dalam analisa kurikulum
g. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan UAN/UAS
h. Menyusun kriteria kenaikan kelas dan tamat/tidak tamat
i. Bekerjasama dengan Waksek Kesiswaan dalam memilih siswa teladan dan siswa penerima beasiswa
j. Bekerjasama dengan bagian sarana dan prasarana dalam mengadakan fasilitas yang dibutuhkan pada proses pembelajaran
k. Bekerjasama dengan KTU dalam melayani dan meningkatkan kinerja
l. Membuat Laporan berkala

III. PKS BIDANG KESISWAAN
a. Menyusun Program Kerja Pembinaan Siswa (bulan, semester, tahunan)
b. Mengkoordinir Pembinaan Siswa
c. Menyusun Program Kerja 5K – 7K
d. Mengkoordinir Kegiatan 5K – 7K
e. Mengkoordinir Pelaksanaan Pemilihan Pengurus OSIS
f. Membimbing dan Mengawasi Kegiatan OSIS
g. Membina Kepengurusan OSIS
h. Mengkoordinir Kegiatan Upacara Bendera
i. Mengkoordinir Perencanaan dan Pelaksanaan kegiatan luar sekolah
j. Mengawasi dan Mengevaluasi Pelaksanaan Pembinaan Siswa
k. Membuat Laporan Berkala dan Insidentil

IV. KASUB BAGIAN TATA USAHA
i. Menyusun Program Kerja Tata Usaha
1. Pembagian tugas Tata Usaha
2. Persiapan PSB dan Laporan Pelaksanaan PSB
3. Kegiatan MOS dan Laporan Pelaksanaan MOS

ii. Menguru Kebutuhan Fasilitas Tata Usaha Sekolah
1. Membuat Kebutuhan ATK
2. Membuat Kebutuhan alat Praktik 1 tahun
3. Membuat Administrasi Perawatan/Perbaikan

iii. Mengatur Pengawasan Kepegawaian
1. Kenaikan pangkat guru/pegawai
2. Memproses kenaikan gaji guru/pegawai
3. Mengkoordinir absensi guru/pegawai

iv. Membina dan Mengembangkan Karier dan Tenaga TU
1. Mengadakan pertemuan rapat rutin setiap akhir bulan
2. Mengirim tenaga TU jika ada pendidikan pelatihan

v. Menyiapkan dan Menyajikan Data Statistik Sekolah
1. Membuat statistik kebutuhan guru/pegawai
2. Membuat statistik keadaan siswa

vi. Mengatur Kesekretariatan dan Kerumah tanggaan
1. Mengatur segala urusan surat masuk/surat keluar
2. Mengatur pelaksanaan rapat yang diadakan disekolah

vii. Mengatur Administrasi Proses KBM
1. Menyiapkan Data Siswa Baru
2. Menyiapkan Blanko Perangkat Pembelajaran Daftar Hadir Siswa
3. Menyiapkan Blanko Perangkat Pembelajaran

viii. Membantu Kepala Sekolah untuk mengembangkan SIM
1. Menyiapkan Data Sekolah yang diperlukan
2. Menyiapkan Data Siswa Guru/Pegawai yang diperlukan

ix. Mengkoordinir Administrasi Kesiswaan dan Beasiswa
1. Mengkoordinir/Menyediakan Blanko
2. Mengkoordinir keperluan Ujian Semester Genap/Ganjil
3. Mengkoordinir UAN/UAS
4. Pengusulan Beasiswa

x. Mengkoordinir Kebutuhan Sarana Prasarana
1. Mengkoordinir Inventaris Sarana Prasarana
2. Melakukan Koordinasi dengan Unit Kerja pemeliharaan dan perbaikan

xi. Melaksanakan Supervisi Pelaksanaan Tugas Pegawai Administrasi

V. GURU KELAS
a. Menyiapkan/melengkapi Perangkat Pembelajaran
b. Melaksanakan Program Pembelajaran dan Evaluasi
c. Melakukan Analisa Kebutuhan Belajar Siswa
d. Melaksanakan Administrasi Siswa antara lain : daftar nilai, daftar hadir dan daftar kemajuan siswa
e. Melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar
a. Guru Teori dan Guru Umum
i. Mempersiapkan Bahan Ajar dan Alat Bantu

b. Guru Praktik
i. Mempersiapkan Bahan Ajar dan Praktik Ruangan dan Pembagian Tugas
ii. Melaksanakan KBM Praktik dan Penilaiannya
iii. Mengkoordinir dan mengawasi pembersihan dan penyimpanan alat serta pembersihan ruangan setelah pelajaran praktik
iv. Mempertanggungjawabkan semua Fasilitas yang digunakan

f. Mengembangkan Alat Bantu kegiatan Belajar Mengajar
g. Melaksanakan Kegiatan 6K samapai 7K
h. Mengembangkan Bahan Ajaran sesuai dengan perkembangan IPTEK dan kebutuhan Muatan Lokal
i. Mengajar sesuai dengan jam dan Mata Pelajaran
j. Membina Budi Pikerti Siswa
k. Menyusun Laporan

VI. WALI KELAS
a. Menyusun Organisasi
b. Melengkapi dan melaksanakan Administrasi Kelas
c. Melengkapi Perlengkapan Kelas
d. Membuat Program Kerja BP/BK Tahunan
e. Membuat Program Rekreasi
f. Menghubungi Orang Tua/Wali siswa apabila diperlukan
g. Menjalin hubungan dengan Orang Tua/Wali Murid berjalan lancar
h. Mengumpulkan nilai dari guru dan memasukkan ke dalam Buku/Daftar Kumpulan Nilai (DKN)
i. Mengisi dan Membagi Raport
j. Membantu Guru BP/BK menanggapi Kasus siswa
k. Membina Budi Pekerti Siswa
l. Membantu siswa dalam memecahkan masalah
m. Menjalin kerjasama dengan Guru mata pelajaran untuk kelancaran KBM
n. Mengajar sesuai dengan Jam Mata Pelajaran
o. Menyusun Laporan.

1. Identifikasi Masalah
Dari pengamatan selama melakukan Prakerin di Yayasan Pendidikan Prama Artha, maka penulis menyimpulkan bahwa masalah yang dihadapi pada Sekolah tersebut adalah pengolahan datanya yang masih menggunakan aplikasi umum (Manual ) yaitu Microsoft word dan Microsoft excel sehingga lambat dalam pemberian informasi.

2. Analisa Masalah
Dari identifikasi masalah yang telah penulis uraikan di atas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa dalam sistem yang ada masih terjadi kesalahan-kesalahan dan membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporannya karena masih menggunakan Ms.Word dan Ms.Excel dalam pembuatan laporannya. Dalam hal ini, penulis menyimpulkan bahwa masalah yang dihadapi SMK Prama Artha adalah lambatnya mendapatkan informasi mengenai data Siswa, sulitnya mencari data anggota, data data guru dan pegawai, serta lambat dalam pembuatan laporan.

3. Sistem Informasi SMK Sw. Prama Artha
SMK Prama Artha merupakan lembaga Pendidikan yang dikelola dengan berpedoman pada prinsip-prinsip pendidikan yang berkesinambungan.
Adapun sistem yang sedang berjalan pada Sistem Informasi SMK Prama artha yaitu bahwa sistem informasinya masih menggunakan Microsoft Excel sehingga penggunaannya tidak efektif, sehingga para pegawai Sekolah harus mengetik dan membuat tabel anggota kemudian file tersebut dicetak dan menghasilkan laporan-laporan yang sesuai dengan yang dibutuhkan.

4.. Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan dalam pelaksanaan Prekerin Pada SMK Prama Artha berupa buku-buku Mutasi Siswa, Buku Keadaan Siswa, Buku Tamu, Buku Laporan Bulanan, Laporang Tengah tahunan dan lain sebagainya. Ada juga data yang dikumpulkan selama penyelesaian Laporan yaitu dari internet dan dari perpustakaan.

Metode pengumpulan data dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1. Studi Lapangan
Metode yang dilakukan dalam studi lapangan yaitu dengan Observasi (pengamatan langsung), wawancara.
2. Studi Kepustakaan
Metode yang dilakukan dalam studi kepustakaan yaitu dengan pengumpulan data yang dilakukan berdasarkan keputusan dengan cara membaca buku diktat serta buku-buku lain yang berhubungan dengan masalah yang dipelajari.

Tempat dan waktu pengambilan data dalam melaksanakan praktek kerja lapangan pada Yayasan Pendidikan Prama Artha di Pasar Dua Desa Nagajaya I Kecamatan Bandar Huluan yang dimulai dari tanggal 1 Oktober sampai dengan 31 Nopember 2010.


BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

Landasan Teori
Landasan teori merupakan panduan untuk membahas tentang pemecahan masalah yang ditemukan jalan keluarnya. Dalam hal ini akan ditemukan beberapa teori- teori yang akan berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.

Sistem
Peranan perancangan sistem sangat penting bagi seluruh perusahaan, lebih untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Istilah sistem sekarang ini banyak dipakai, banyak orang berbicara mengenai sistem. Sebuah sistem tediri atas bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Modal dasar dari bentuk sistem ini adalah adanya masukan, pengolahan, keluaran. Ada beberapa pendapat mengenai defenisi dari sistem itu sendiri antara lain:

Menurut Tata Sutabri (2005 : 8) Sistem dapat diartikan sebagai sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Jogiyanto (2005 : 34) Sistem adalah sebagai kumpulan dari komponen komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Abdul Kadir (2003 : 54) Mendefinisikan sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Dari pengertikan diatas penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari unsur-unsur atau komponen-komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain secara teratur dan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan untuk mencapai suatu tujuan.


a. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Komponen sistem (Components)
Suatu terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Batasan sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan luar sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem.
d. Penghubung sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain, disebut penghubung sistem atau interface.
e. Masukan sistem (Input)
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (Maintenance input).
f. Keluaran sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna yang bisa menjadi masukan bagi subsistem.
g. Pengolah sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem (Objective)
Suatu sistem dapat memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.

b. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal) yang beraneka ragam, Tujuan inilah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.
3. Proses
Proses (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transforasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.
4. Keluaran
Keluaran (output) meupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik.
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhanan, dilakukan perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki (standar). Jika terdapat penyimpangan, maka akan dilakukan pengiriman masukan untuk melakukan penyesuaian terhadap proses supaya keluaran berikutnya mendekati standar. Bila penyebab penyimpangan terletak pada proses, maka prosesnyalah yang diperbaiki.


Sistem Komputerisasi Data Siswa
Sistem komputerisasi adalah sistem informasi yang memberikan informasi tentang Pendataan Siswa baik yang baru masuk maupun siswa yang baru keluar dari sekolah ( mutasi ). dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang lebih efesien.

Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data (DAD) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Alir Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.
Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam Data Alir Diagram (DAD) yaitu:
No Gambar Keterangan
1
Kesatuan Luar (External Entity) untuk menggambarkan sumber asli suatu Mutasi siswa , serta penerimaan akhir dari sistem.
2
atau
Proses (Process) untuk mengolah arus data yang masuk kedalamnya dan kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data atau output.
3

Arus Data (Data Flow) untuk menggambarkan arus data yang mengalir sebagai input atau output.
4

Simpanan Data (Data Storage) untuk menggambarkan simpanan data yang dapat berupa file atau data base.


Basis Data (Database)
Basis Data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan Basis data dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Sistem basis data (database) adalah suatu sistem informasi yang menginteraksikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa amplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi.

Berikut ini gambar hirarki database:

Jenjang data atau hirarki data terdiri dari :

1. Database
Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
2. File
File terdiri dari record – record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis.
3. Record
Kumpulan dari field yang membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data tertentu.
4. Field
Suatu field menggambarkan suatu atribute dari record yang menunjukkan suatu item dari data.
5. Byte
Kumpulan dari beberapa bit yang membentuk suatu karakter.
6. Bit
Bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII nol atau satu.


Flowchart
Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukan atau mengambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan mulai dari awal (start) hingga akhir (stop). Pembuatan dari flowchart atau diagram alir ini adalah pengambaran urutan langkah-langkah pengerjaan dari suatu algoritma.
Berikut adalah tabel yang menjelaskan arti dari lambang-lambang atau simbol-simbol yang digunakan dalam flowchart.

N0 SIMBOL FUNGSI
1
Terminal yaitu start dan stop atau end
2
Preparation atau persiapan yaitu pemberian harga awal dan deklarasi variabel dan lain-lain
3
Input/output yaitu proses pemasukan atau pengeluaran data
4
Process yaitu proses pengolahan data
5
Decision yaitu proses pengambilan keputusan untuk memilih satu diantara dua alternatif
6
Subrutine yaitu kumpulan langkah-langkah
7
On Page Conector yaitu tanda gabung dalam halaman yang sama
8
Off Page Conector yaitu tanda gabung lain halaman
9
Arrow yaitu penunjuk arah aliran algoritma
10
Dokument, menyatakan simbol untuk data yang berbentuk kertas maupun untuk informasi
11
Simbol untuk output, yang ditunjukan kesuatu device, seperti printer
12
Stored data, file referensi,file master maupun file temporer yang digunakan dalam proses.

Tabel III.2 Simbol-simbol Flowchart

Konseptual

Untuk mengatasi berbagai masalah maka dibutuhkan pengembangan teknologi, yang diharapkan dari pengembangan teknologi tersebut adalah dari segi kemudahan dan kecepatan pengoperasian sistem. Dalam pemecahan masalah yang dihadapi pada SMK PRAMA ARTHA, disini penulis akan merancang suatu sistem yang nantinya pihak instansi akan lebih mudah mendapatkan informasi mengenai data siswa

Dengan adanya sistem yang tersebut, maka diharapkan sistem ini dapat diterapkan pada SMK Sw. Prama Artha. dan dengan sistem yang baru ini diharapkan dapat mempercepat dalam proses pengolahan datanya.

Pada konsep ini penulis akan membuat langkah-langkah untuk mengatasi dan menyelesaikan apa yang menjadi latar belakang dari penulisan karya ilmiah ini. Adapun langkah-langkah yang diambil untuk menterjemahkan maksud yang ada dalam latar belakang karya ilmiah ini adalah:

1. melakukan pengamatan langsung ke lapangan, serta wawancara kepada komponen yang terkait pada SMK Sw. Prama Artha
2. mengumpulkan data yang berhubungan dengan objek permasalahan
3. menyiapkan perangkat lunak dan perangkat keras pendukung
4. melakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemrograman yang sesuai dan dipahami penulis
5. melakukan uji coba program
6. melakukan perawatan (update) dalam jangka waktu yang ditentukan

Dengan langkah-langkah tersebut diatas penulis berharap dapat memberikan kemudahan kepada karyawan untuk mencari informasi informasi simpan pinjam pada CU. Seia Sekata serta dengan sistem informasi yang yang dibuat ini dapat memberikan manfaat dan dampak positif bagi semua kalangan masyarakat


BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan
Prakerin yang penulis lakukan di SMK SWASTA PRAMA ARTHA menghasilkan kesimpulan yang berfungsi sebagai bahan masukan bagi pihak instansi/perusahaan tersebut. Sesuai dengan sistem komputerisasi yang dirancang dan telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya Sistem Komputerisasi Pendataan siswa yang sesuai, diharapkan dapat mempermudah pengolahan data siswa seperti :
- mengetahui data siswa perjurusan, dengan mudah dan cepat
- mengetahui data orang tua siswa,/wali murid dengan mudah dan cepat
- mengetahui data laporan keseluruhan datas siswa per jurusan dengan cepat dan akurat.
2. Dengan adanya Sistem Komputerisasi Pendataan Siswa yang penulis desain maka akan membuat kinerja pegawai (pemakai/user) menjadi efektif dan efesien baik dari segi waktu maupun ketelitian, sehingga kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem sebelumnya di perusahaan/instansi dapat diatasi dengan adanya perancangan sistem yang penulis rancang.


Saran
Berikut ini adalah beberapa saran-saran yang penulis usulkan untuk tercapainya tujuan dari Sistem Komputerisasi Pendataan Siswa di SMK Swasta Prama Artha, yaitu :
1. Sistem yang diusulkan penulis dapat diuji coba instansi jika dianggap dapat mengatasi permasalahan yang ada.
2. Dengan diimplementasikan sistem ini perlu diadakan pelatihan pada user atau karyawan yang akan menggunakan sistem ini agar dalam pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan lancar.
3. Sistem Komputerisasi yang telah penulis desain diharapkan dapat terus dikembangkan sehingga dapat menjadi sebuah sistem informasi yang benar-benar efektif, terpercaya, dan tepat guna.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis berikan. Semoga dapat menjadi bahan masukan bagi lembaga Pendidikan atau instansi maupun bagi penulis sendiri sehingga dapat menambah wawasan berfikir untuk dapat dikembangkan dikemudian hari.



DAFTAR PUSTAKA

[ABD] Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi , Andi, Yogyakarta, 2005

[AJI ] Aji Suprianto, Pengantar Teknologi Informasi, Salemba Infotek, 2005

[JEF] Jeffry L. Whitten, Lennie D. Bentley, Kevin C. Dittman, Metode Desain Dan Analisis Sistem, Edisi 6, Andi Yogyakarta, 2004

[JOG] Jogiyanto Hartono,MBA.Ph.D, Pengenalan Komputer, Andi Offset, Yogyakarta, 2004

[HAR] Harianto Kristanto, Konsep dan Perancangan DataBase, Andi Offset, Yogyakarta, 1994

[KAS] Kasmir SE. MM, Bank dan Lembaga Keuangan lainnya, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2001

[KEN] Kenneth C. Laudon, Jane P.Laudon, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta, 2004

[TAT] Tata Sutabri,S.Kom, MM, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta, 2003

[TAT] Tata Sutabri , Analisa Sistem Informasi, Andi Offsset, Yogyakarta, 2005